日文E-mail的正確書寫方式(學校篇)

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如何寫日文郵件

如果你是在學校學習日語,跟日籍老師往來信件時請務必留意郵件的書寫方式,許多人在郵件往來上太過隨意,甚至像Line的聊天一樣,日籍老師通常看了都會不想回應,最糟的情況老師會在課堂上公審,如果你希望讓老師留下好印象,這篇也許對你有幫助。

格式介紹

送信者:寄件人的郵件地址
日 時:發信的日期與時間
宛 先:收件人的郵件地址
件 名:信件標題(請務必簡單扼要、並且一看就知道內容的標題)+姓名

 

信件格式

  1. 宛名 收件人名稱(内文第一行)
  2. 名乗り(履修クラス、学部、学年、氏名) 報上你修的課、班級、姓名
  3. 本文 信件內容
  4. 結び 結尾的用語或寒暄文
  5. 署名 寄件人名稱(内文最後行)

良好的範例(一)

送信者:Chun Ji Chin 
日 時:2019年7月1日 20:10
宛 先:Sigure Kobayashi
件 名:日本語の勉強法について(陳春日)←良好的標題,來信用意很明確

小林先生 宛名

「上級日本語」を履修している、日本語学科4年A組の陳春日です。 名乗り

日本語能力試験の準備をしているのですが、特に読解が弱いのではと思っています。もっと自分で勉強したいのですが、どの本を買えばよいのかわかりません。本や勉強法について、何かアドバイスをいただけないでしょうか。 本文

お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。 結び

陳 春日 署名

良好的範例(二)

送信者:Cheng Nan Ri
日 時:2019年7月1日 20:10
宛 先:Sigure Kobayashi
件 名: 「日本近代文学史」レポート課題(李正男)←良好的標題,來信用意很明確

小林先生 宛名

「日本近代文学史」を受講している、文学部2年2組の李正男です。名乗り

今学期の期末レポートの件ですが、いま考えているトピックや内容について、少しご相談できればと思います。先生のご都合のよい時間をお聞きして、研究室の方にうかがいたいと思いますが、よろしいでしょうか本文

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。結び

文学部2年2組 李正男 署名

X 絶対不可模仿的錯誤寫信方式 :

送信者:CuteCute-Neko
日 時:2019年7月1日 20:10
宛 先:Sigure Kobayashi
件 名: 1組の黃です ←非常糟糕的標題,完全看不出來這封信的用意

日本語を勉強したいんですが、どうしたらいいでしょうか?先生が暇な時に相談してもいいですか?なにかいい本があったら教えてください!!早目のお返事お待ちしています~♪

↑非常糟糕的內容,這看起來像是你高高在上的樣子,老師有義務要回答你,還得盡快回答你,用詞也相當沒有禮貌,算是無理信件的極致典範,如果還用普通體,恭喜你準備被當掉了。

標題

信件標題有非常重要的兩個重點:

1.精準扼要的内容提示
2.署名

請在標題寫上這封信相關的內容,讓人可以一眼就知道你的來信用意,如「○○留学プログラム推薦状(お願い)」、「○○演習について」等。千萬不要寫沒有意義的標題,如「ちょっと聞きたいですが」、「こんにちは」、「質問したいですが」等。

署名方面是指寄信時通常只有顯示你的郵件地址,如「shinnosuke2019 @ gmail.com」,這樣根本不知道是誰寄來的,在標題提示本名可讓老師清楚知道是誰發的信。另外,老師通常是同時帶多個班級或是還有教其他學校,因此附上所屬班級會更清楚,例:「日4A 陳春日」或「○○大学日4A陳春日」。在標題可簡單提示,但是內文首段須寫出完整全名。

信件內容

在首段部分必須寫上学部(科系)、学年(年級)、履修クラス(修課班級)、氏名(姓名)請不要寫「こんにちは」!

姓名請寫上全名,在回信中可省略不寫,但是第一行的宛名(收件人名稱)、以及最後一行署名(寄件人姓名)則不可忽略,毎次都要附上。

宛名署名

内文開頭與結束都需要各自寫上宛名與署名,宛名即是收件人,因此請寫上老師的稱呼,例如:田中先生、高橋先生。只需要提出苗字(姓氏)即可。最後的署名與內文首段的姓名一樣不可省略,同時署名也代表信件完整的結束。

請求表現

在拜託、請求、詢問等的時候,首次發信時請務必寫上ご多忙中のところ申し訳ありませんお忙しいところ誠に恐縮ですが等用語。而無論信件性質為何,在文章尾處通常以よろしくお願いいたします結束。

重要
結尾請不要寫「ありがとうございます」。在台灣經常會在拜託別人時最後附上「謝謝」,但是在日本(日文)上謝謝代表已經幫過忙,為了感謝幫忙完成而答禮,如果在拜託別人時加上「謝謝」,意思是對方有義務要幫你,因為你已經道謝了,這讓人壓力很大,也會很反感。因此拜託別人時,由於還沒開始幫忙,請勿以「ありがとう」來做結尾。

勿指示對方

請不要在信件中有任何指示對方的用詞,如「敬請回覆」、「靜待佳音」等,這聽起來好像沒什麼,但翻譯一下就是「你一定要回覆我喔」、「我正在等你的回覆!」。另外,盡量用「~ていただけないでしょうか」取代「~てください」。

  1. 「早めのお返事お待ちしております」的意思就是「早く返信しろ」,這對長輩、上司而言很失禮。因為要不要回信是由收件人(老師)來決定的,因此請儘量避免這類用詞。
  2. 「~してください」是命令形,請改為~していただけないでしょうか~していただけましたら幸いです等。
  3. 「暇があったら」、「暇な時」等説詞應改為お時間がありましたらご都合のよい時間

結束後務必回信

當事情結束後就毫無音訊是非常失禮的,也會讓人不知道事情究竟順利解決了沒,另外,漏信之事時有所聞,如果收信卻無回信也會讓人以為信沒有送到,請務必在事情結束後再次回信答謝,通常最後一封信是學生寄來的,老師不用再回信。

至少也請如下回信:

送信者:Chun Ji Chin
日 時:2019年7月5日 22:35
宛 先:Sigure Kobayashi
件 名:Re:Re:日本語の勉強法について(陳春日)

小林先生

お忙しいところご返信ありがとうございます。

陳春日

↑ 這就是最後一封了,老師通常不需要再回覆了,如果有老師再回覆「いいえ、どういたしまして」(我想應該是不會),那麼那真的就是最後一封了,不然沒完沒了啊。


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時雨 時雨,東吳大學日本語文學系畢,熱愛日語研究與教學,大部分時間從事與文法解析相關工作,為了打造良好學習網站也涉獵網頁程式語言,希望這個網站大家會喜歡。歡迎關注👉FacebookTwitterInstagramPlurk
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